9 dokumenter, du bør have klar til skolestart

Du har sikkert allerede styr på skoletaske, madkasse og det seje penalhus med glimmer og gadgets. Men når den første skoledag nærmer sig, er det papirarbejdet - ikke blyanterne - der kan give sved på panden.

Et enkelt manglende dokument kan betyde forsinkelser i SFO-start, afvisning af medicinudlevering eller uventede telefonopkald midt i arbejdsdagen. Derfor har vi på KID Univers samlet en tjekliste med 9 uundværlige dokumenter, som gør skolestarten glidende for både børn og voksne.

I denne artikel guider vi dig til, hvordan du hurtigt samler alt fra barnets identifikation til praktiske samtykkeerklæringer i en overskuelig mappe - fysisk eller digitalt. Sæt dig godt til rette, hent kaffekoppen, og lad os sikre, at dit barns første skoledag bliver fyldt med nysgerrighed, leg og læring - uden unødvendige papir-panikture.

Barnets identifikation og stamoplysninger

Start skolestarten på den nemme måde ved at samle alle barnets grundlæggende stamoplysninger ét sted. Det sparer dig både for sidste-øjebliks-panik og gentagne uploads til Aula.

1. Kopi af gult sundhedskort
   (Sygesikringsbevis med CPR-nummer) - skan eller tag et tydeligt foto af begge sider.
2. Adresse & kontaktoplysninger
   Fulde navne på begge forældre, mobilnumre, e-mails og evt. anden primær kontaktperson.
3. Pas eller billed-ID
   Særligt relevant ved friskoler/privatskoler, hvor barnet skal registreres i privat elevdatabase.
4. Oplysninger om egen læge
   Navn, klinikadresse, telefonnummer og e-mail.
5. Oplysninger om tandlæge
   Navn på kommunal eller privat klinik, adresse & telefon.

• Lav en én-sides PDF med nedenstående skabelon og vedhæft skannede bilag som ekstra sider.
• Gem dokumentet i en delt cloudmappe (f.eks. Google Drive, iCloud eller OneDrive) og på din telefon.
• Udskriv én kopi til skolemappe/hjemmet - laminer den gerne, så den holder året ud.

Sikkerhedstip: Brug adgangskode eller to-faktor-beskyttelse på din cloudmappe for at leve op til GDPR-krav, og slet billederne fra kamerarullen, når de er gemt sikkert.

Med dette kit er du klar til at udfylde enhver formular på under to minutter - og du kan koncentrere dig om det vigtige: at sende et veltilpas barn afsted på første skoledag.

Forældremyndighed, samvær og fuldmagter

Når barnet begynder i skole, skal skolens personale hurtigt kunne afklare, hvem der må træffe beslutninger, og hvem der må hente barnet. Det gælder i høj grad, hvis forældrene ikke bor sammen, men også i familier med deleforældre, bonusforældre eller plejeforældre kan klare linjer forebygge misforståelser.

Hvilke dokumenter bør du samle?

1. Seneste afgørelse eller aftale om forældremyndighed
   
   • Dom eller Familieretshusets afgørelse hvis der har været uenighed.
   • Privat (notar)overenskomst, hvis I selv har lavet en skriftlig aftale om fælles eller eneforældremyndighed.
   • Er forældremyndigheden fælles, bør begge forældres underskrifter fremgå af øvrige samtykker.
2. Bopæls- og samværsaftale
   
   • Beskriver hvor barnet har folkeregisteradresse (bopælsforælder) og hvornår barnet er hos samværsforælder.
   • Oplys hvilke dage barnet typisk hentes af hvilken forælder - det gør Aula-skemaer og SFO-planer lettere at forstå.
3. Kontaktordning og kommunikationslinjer
   
   • Angiv mail- og telefon­numre på begge forældre, inkl. præference (fx “kontakt far ved sygdom, mor ved ferieplaner”).
   • Er der en midlertidig opholdsadresse (udlandet, højskole, arbejds­udstationering), så noter datoer for fravær.
4. Fuldmagter til afhentning
   
   • Skriftlig fuldmagt (A4-ark eller pdf) med navn, relation og legitimation (fx bedstemor, barnepige, bonusforælder).
   • Marker specifikt hvis en person ikke må hente - det kan have stor betydning ved konfliktfyldte brud.
   • Sørg for at fuldmagten er dateret, underskrevet af begge forældre og nem at erstatte, hvis der sker ændringer.

Praktiske tips

Husk: Skolen må kun dele oplysninger om barnet med personer, der har forældremyndighed eller gyldig fuldmagt. Ved tvivl kan personalet nægte udlevering af barnet, indtil dokumentationen er klar. Derfor er det en god idé at sende kopier inden den første skoledag.

Sundhedskort, vaccinationsstatus og helbredsprofil

Når skolens sundhedsplejerske eller klasselærer skal danne sig et hurtigt overblik over dit barns helbred, er det en stor hjælp, at alle relevante oplysninger ligger samlet ét sted. Det gælder både de lovpligtige vaccinationer og de små detaljer, som kan gøre en stor forskel i hverdagen.

1. Aktuel vaccinationsoversigt
   Download en opdateret oversigt fra Sundhed.dk eller appen MinSundhed. Her fremgår alle registrerede børnevaccinationer samt datoer for næste stik, hvis noget mangler.
2. Helbredsprofil i kort form
   Et én-sides dokument med væsentlige informationer som højde, vægt, tidligere indlæggelser/operationer og eventuelle kroniske lidelser. Hold sproget kortfattet og undgå følsomme detaljer, der ikke er relevante for skolens hverdag.
3. Seneste syns- og høretest (hvis foreligger)
   Kopi af optiker-/ørelægeresultater eller skolens egen screening. Små problemer med syn eller hørelse kan hurtigt forveksles med manglende koncentration - derfor er dokumentation guld værd for læreren.
4. Samtykkeerklæring til deling
   Tilføj en underskrevet formular, hvor begge forældre - hvis relevant - giver lov til, at skolens sundhedsplejerske, skolelæge og evt. SFO-personale må tilgå ovenstående informationer. Det sparer tid og unødigt bureaukrati ved akutte behov.

Tip til lagring: Saml filerne i én krypteret PDF eller i en sikker, delt mappe (fx MinSundhed, e-Boks eller en krypteret cloudløsning). Navngiv filen tydeligt: BarnNavn_Helbredspakke_2024.pdf. På den måde kan både forældre og skolen lynhurtigt finde det rigtige dokument, hvis uheldet er ude.

Allergier, diagnoser og medicin – handlingsplaner og tilladelser

Har dit barn én eller flere kroniske tilstande - fx allergi, astma, diabetes eller epilepsi - er det afgørende, at skolen hurtigt kan reagere korrekt. Saml derfor alle relevante helbredsdokumenter ét sted og sørg for, at de er opdaterede og nemt tilgængelige for skolens personale.

1. Astma og inhalation: En handlingsplan bør beskrive udløsende faktorer, hvilke symptomer personalet skal holde øje med, og nøjagtig fremgangsmåde for brug af inhalator eller spacer.
2. Anafylaksi (allergisk chok): Beskriv tydeligt, hvornår adrenalinpen skal anvendes, hvor den opbevares i skolen/SFO, og hvordan man kontakter 1-1-2. Vedhæft gerne billede af adrenalinpennen.
3. Diabetes: Inkludér plan for blodsukkermåling, insulin eller pumpebehandling, hypoglykæmi-handtering, kostråd og kontaktinfo til forældre/diabetesteam døgnet rundt.
4. Epilepsi: Angiv anfaldstyper, varighed, førstehjælp, evt. akutmedicin (midazolam/diazepam) og hvornår der ringes efter ambulance.

Lav en tydelig oversigt med navn på præparat, styrke, dosis og tidspunkter. Overvej at bruge et skema som dette, som kan printes og lamineres:

• De fleste kommuner anvender en standardblanket, hvor du giver lærere/pædagoger lov til at uddele fast og akut medicin. Hent den på skolens hjemmeside eller Aula.
• Sørg for, at både du og barnets læge (hvis påkrævet) underskriver blanketten.
• Giv samtykke til, at skolens sundhedsplejerske må dele relevante oplysninger med lærere og SFO-personale - det sparer tid i en akut situation.

• Opdater dokumenterne efter hvert kontrolbesøg eller dosisændring.
• Læg en lamineret kopi i barnets skoletaske og én i klasselokalets førstehjælpsskab.
• Hold et kort informationsmøde med klasselæreren, SFO-lederen og evt. klassens forældre, så alle ved, hvordan de hjælper dit barn.
• Anfør altid en nød-SMS-kæde: “Ring først - send så sms”, hvis tiden er kritisk.

En komplet og overskuelig pakkeløsning øger både lærernes tryghed og barnets sikkerhed - og sparer værdifulde sekunder, når det virkelig gælder.

Kontaktliste og afhentningsaftaler

En opdateret kontaktliste er guld værd, når skolen - eller dit barn selv - har brug for hurtig hjælp. Sørg for, at listen er kortfattet, tydelig og altid opdateret, og aflever en kopi til både klasselærer og SFO-kontoret (typisk via Aula).

Overvej at samle oplysningerne i én side, der enten kan printes eller gemmes som PDF på telefonen:

*Hvis der er udstedt et besøgs- eller opholdsforbud, vedhæft kopi af afgørelsen/attesten og informer skolens kontor personligt.

Husk disse punkter:

1. Primær og sekundær nødkontakt: Angiv hvem der kontaktes først, og hvem der er back-up, hvis linjen er optaget.
2. Fuldmagter: Notér tydeligt, hvem der må hente, tage med til læge eller modtage information om barnet, og upload eventuelle fuldmagter direkte i Aula.
3. Opbevaring: Gem en papirversion i barnets taske (plastlomme) og en digital version i skyen; mærk filen “CONTACT_-BARNETS_NAVN_skoleår2024-25”.
4. Opdatering: Gennemgå listen ved hver kontaktændring - fx nyt jobnummer, flytning eller ny kæreste - og mindst én gang pr. halvår.
5. Sikkerhed & GDPR: Del kun det nødvendige. Markér dokumentet som “fortroligt” på Aula og undlad fødselsdato, hvis skolen allerede har CPR-oplysningerne.
6. Alternativ kode: Aftal et “kodeord” med barnet til nødsituationer, hvis en ukendt afhenter (fx “pingvin”).

Ved at samle kontaktliste og afhentningsaftaler i et enkelt dokument gør du det let for lærere og pædagoger at handle hurtigt og korrekt - og du kan trygt sende dit barn afsted til en ny og spændende skoledag.

Samtykkeerklæringer til skolebrug (foto, IT, udflugter, svømning)

De fleste skoler sender en “samtykkepakke” ud kort før skolestart - ofte via Aula eller som vedhæftede PDF-skemaer. Uanset formatet er det afgørende, at du får alle tilladelser underskrevet (digitalt eller på papir), gemt og uploadet/returneret til tiden, så dit barn ikke bliver bremset i undervisningen eller på ture.

1. Foto- og videotilladelse
   
   • Giver skolen lov til at tage og dele billeder/video af dit barn til interne kanaler (intranet, Aula) og/eller offentlige platforme (hjemmeside, SoMe, presse).
   • Typisk opdelt i flere niveauer: KUN internt, Internt + skolekommunikation eller Fuld offentlig synlighed.
   • Overvej sammen med barnet, hvor grænsen skal gå, og notér evt. særlige ønsker i kommentarfeltet.
2. Brug af digitale læringsmidler og konti
   
   • Omfatter udstedelse af UNI-Login, Google Workspace/Microsoft 365, lærings-apps, læse-/matematikportaler og spil.
   • Samtykket dækker typisk oprettelse af elevprofil, lagring af data og brug af kamera/mikrofon til fjernundervisning.
   • Tjek hvilke data der deles med tredjepart, og gem en kopi af skolens databehandleraftale, hvis den er vedhæftet.
3. Ture, ekskursioner og transport
   
   • En generel tilladelse til at læreren må tage klassen med uden for skolens matrikel (f.eks. museumsbesøg, skoven, byvandringer).
   • Indeholder ofte accept af offentlig transport, gåture samt bus/tog med egenbetaling under en vis beløbsgrænse.
   • Ved særlige lejrture eller overnatning kommer et separat samtykke, men basis-tilladelsen sikrer spontan pædagogik.
4. Svømmeundervisning og vandaktiviteter
   
   • Skolen skal have en underskrevet erklæring på, at barnet må deltage i svømmeundervisning samt hvilken svømmedygtighed barnet har.
   • Har barnet vandangst, ørerør eller andet, bør du tilføje det i kommentarfeltet og evt. medsende en lægelig vurdering.
   • Nogle skoler kræver særskilt samtykke til åbent vand, SUP-board eller kano i udskolingen - hold øje med disse.

Tip: Opret en mappe “Samtykker - År 1” i din cloud eller på en krypteret USB-nøgle. Læg både PDF’er, skærmprints og e-mailkvitteringer her, og noter datoen for næste revision. Så er du klar, hvis der opstår tvivl om, hvad du har givet lov til, eller hvis samtykket skal fornyes i løbet af skoleåret.

Optagelse, SFO/fritidsordning og pasningsaftaler

Når skolestarten nærmer sig, er det en god idé at samle alle papirer omkring optagelse og pasning ét sted. Det giver både dig og skolen/SFO’en et hurtigt overblik - og sparer dig for stressede e-boks-søgnings-maratoner senere på året.

1. Optagelsesbrevet
   Hjertet i dokumentmappen - her finder du barnets klassetilhørsforhold, første skoledag, mødetid og navnet på klasselæreren. Læg også klasselisten ved; den er praktisk, når der skal planlægges legeaftaler eller fødselsdage.
2. SFO- eller fritidsordningskontrakt
   Aftalen specificerer startdato, månedlig pris, eventuel søskenderabat samt skolens betalingsoplysninger. Efter underskrift får du typisk en betalingsaftale/PBS-kvittering - gem den sammen med kontrakten, så du let kan dokumentere betalinger overfor kommunen eller skolen, hvis der opstår fejl.
3. Møde- og pasningsskema
   De fleste SFO’er bruger et digitalt system (Aula, Tabulex el.lign.), men have altid en print- eller pdf-kopi af:
   • Hvilke ugedage barnet kommer i SFO
   • Om barnet selv må gå hjem - og hvornår
   • Navne på personer, der må afhente
   Justér skemaet, når fritidsinteresser ændrer sig, og gem tidligere versioner, hvis der opstår tvivl om opsyn.
4. Feriepasning
   Mange kommuner kræver særskilt tilmelding til pasning i skoleferier. Sørg for at udskrive:
   • Tilmeldingskvittering
   • Åbningstider i vinter-, påske-, sommer- og efterårsferie
   • Eventuel egenbetaling pr. uge eller dag
   Tip: Marker deadlines i din kalender; tilmelding lukkes ofte 4-6 uger før ferien starter.
5. Åbningstider og lukkedage
   Gem en nemt tilgængelig oversigt (pdf eller skærmbillede) over:
   • Daglige åbningstider - almindelige og reducerede
   • Planlagte pædagogiske dage, hvor SFO’en er lukket
   • Samarbejdende nødpasningsinstitutioner på lukkedage
6. Opsigelses- og ændringsvilkår
   Læs det med småt. Ofte gælder:
   • 1 måneds opsigelse til den 1. eller 15. i en måned
   • Gebyr ved for sen framelding til ferier
   • Særlige regler, hvis barnet skifter skole midt i skoleåret
   Lav et lille “what-if”-notat med datoer og procedurer, så du ikke skal bladre hele kontrakten igennem, når situationen opstår.

Har du styr på disse dokumenter, er du allerede flere skridt foran de fleste. Den samlede pakke sikrer, at både du, skolen og SFO’en altid har fælles forventninger til tid, pasning og betaling - og så kan du i stedet bruge energien på at glæde dig til barnets første skoledag.

Digital adgangsliste og kommunikationskanaler

Digitale nøgler og kontaktkanaler er blevet lige så vigtige som madpakken. Når først skemaer, lektier og beskeder ruller ind, sparer du både tid og panderynker ved at have alle oplysninger samlet ét sted.

1. Barnets UNI-Login
   Adgang til lektieportaler, læremidler og test.

   Brugernavn	Midlertidig kode / adgangskode*	Platforme
   fx laa1234	Skift ved første login	Aula, MatematikFessor, Skoletube, m.fl.

   *Skriv kun midlertidig kode - den permanente bør barnet selv kende.
2. Forældreadgang til Aula og andre platforme
   
   • MitID eller NemID nøgleapp er typisk påkrævet for første login til Aula.
   • Nogle skoler anvender også Meebook, Teams eller Google Classroom - noter URL og login-metode.
   • Markér gerne i dokumentet, hvem i husstanden der modtager notifikationer om beskeder & ugeplaner.
3. PIN-koder til enheder og apps
   
   • iPad/tablet-kode (4-6 cifre)
   • Chromebook-adgangskode
   • Eventuelle forældrelåse eller tidsbegrænser-koder

   Skoler anbefaler ofte at gemme koder i en adgangskode-manager (fx 1Password eller iCloud-nøglering) frem for i dokumentet.

4. Kontaktveje til skolens nøglepersoner

   Rolle	Navn	Telefon	E-mail / Aula	Bedst at træffe
   Klasselærer	____________	____________	____________	____________
   AKT-lærer / inklusionspæd.	____________	____________	____________	____________
   SFO-leder	____________	____________	____________	____________

5. Sikker opbevaring & løbende opdatering
   • Gem dokumentet som PDF i en krypteret mappe (fx iCloud Drive, OneDrive, Google Drive med 2-faktor).
   • Tilføj en påmindelse i kalenderen to gange årligt: “Opdatér digitale skoleoplysninger”.
   • Slet gamle adgangskoder og gem nye straks barnet får dem - typisk ved klasseskift eller it-sikkerhedsopdateringer.

Transport, forsikringer og økonomi

Når det kommer til skolestart, er transport, forsikringer og økonomi et trekløver, der ofte drukner i mængden af papirer - men som kan koste både tid og penge, hvis noget mangler. Sørg for at samle følgende elementer i én mappe (digital eller fysisk), så du altid kan finde dem, når skolen, SFO’en eller kommunen spørger.

1. Transport

1. Skolekort / Rejsekort:
   • Gem ansøgning og/eller kvittering for bevilling. Mange kommuner kræver fornyelse hvert skoleår.
   • Notér kortnummer og udløbsdato - praktisk hvis kortet bortkommer.
   • Sæt en kalenderpåmindelse 14 dage før udløb for at undgå pause i dækningen.
2. Cykeltilladelse:
   • Nogle skoler ønsker skriftligt samtykke, før barnet må cykle til og fra skole på egen hånd.
   • Gem en kopi af den underskrevne erklæring - visse kommuner har digitale løsninger, andre kræver papir.
3. Specialtransport:
   • Har barnet funktionsnedsættelser eller lang skolevej, kan der være bevilget bus/taxakørsel. Gem bevillingsbrevet.
   • Notér kontaktoplysninger til trafikselskabet og evt. rutenummer.

2. Forsikringer

*Relevans afhænger af skolens regler for medbragte devices.

• Print en én-sides oversigt og læg den i barnets penalhus/mappe; det gør det nemt for lærere at reagere ved uheld.
• Sørg for, at både SFO og klasselærer ved, hvem de skal ringe til, hvis skaden sker.

3. Økonomi

1. Friplads eller søskenderabat:
   • Gem bevillingsbreve fra kommune eller skole - de fungerer som dokumentation, hvis systemet fejler.
   • Notér udløbsdato og kriterier for fornyelse (fx indkomstgrænser).
2. Betalingsoverblik:
   • Udskriv seneste indbetalingsoversigt fra Aula/Betalingsservice (skolepenge, SFO, madordning).
   • Lav en mini-budgetpost pr. måned, så du kender den reelle udgift, inkl. klassekasse og lejrskole.
3. Kontrolcheck:
   • Har du skiftet betalingskort/bank? Sikr dig, at Betalingsservice er opdateret - gebyrer kommer hurtigt.
   • Tjek om du har skattemæssigt fradrag for eksempelvis pasningsudgifter.

Tip: Saml alle ovenstående filer i en delt, adgangsbeskyttet mappe (fx Google Drive, OneDrive eller Dropbox) med følgende navngivning: ÅR-Skole-Transport_Forsikring_Økonomi.pdf. Så kan begge forældre og evt. bedsteforældre lynhurtigt finde informationen ved behov.